Si alguna vez has tenido la responsabilidad de cerrar la caja un puesto de mostrador, bien sea un bar, restaurante, tienda o cualquier tipo de negocio de cara al público, sabrás que hacer caja al final del día no siempre es rápido y sencillo. Aparentemente, solo hay que contar dinero y tickets de venta y que todo encaje. La teoría dice que las matemáticas no son flexibles y el recuento debería ser exacto, pero a menudo sobran dos euros, faltan unos céntimos, o contamos varias veces con resultados diferentes.
¿Imaginas el coste económico que puede suponer ese desajuste diario a gran escala? Y si solo fuera la caja…
Sabemos la complejidad contable que conlleva una empresa por modesta que sea. Ni que decir si la pyme o gran empresa pertenece a la industria manufacturera de cualquier tipo. A más procesos en la fabricación o elaboración del producto, más fuentes de costes, márgenes de beneficio, desajustes y pérdidas invisibles. Si el producto es perecedero, como ocurre en la industria de alimentación y bebidas, o está sujeto a la moda y las tendencias, como es muchas veces el caso del textil y calzado, más conflictos. La temporalidad y la prisa de los hábitos de consumo actuales obligan a un control en la tesorería más exhaustivo que nunca si queremos ser realmente competitivos.
A la sazón, muchos de los ingresos o gastos no dependen únicamente de la empresa, sino de terceros, externos e internos, imprescindibles en el engranaje de rentabilidad del negocio: proveedores de materia prima, suministros, distribuidores de materiales de fabricación y herramientas, clientes…
No debemos olvidar que un negocio, por definición, ha de ser rentable. Si no salen las cuentas, no hay empresa, y con la competencia y la incertidumbre actual es imprescindible controlar las finanzas al detalle. Evitar sobrecostes, anticipar posibles escenarios económicos y ahorrar tiempo podría suponer la supervivencia de la actividad económica.
¿Y todas las obligaciones contables de una empresa?
Cualquier negocio implica una serie de obligaciones fiscales y contables necesarias para el correcto desempeño de su actividad. No solo es la preocupación por que los ingresos cubran los costes, es que además hay que cumplir una serie de tareas imprescindibles para el control financiero y para con la Administración que exigen una significativa cantidad de tiempo y recursos:
- El control de los saldos bancarios.
- La verificación diaria de los pagos y cobros.
- Generar ficheros de los movimientos bancarios para volcarlos al ERP.
- Comprobación y generación de previsiones de tesorería.
- Obtención de los detalles de los movimientos bancarios para realizar la contabilización.
- Documentos anuales: análisis del ejercicio y presupuestos de tesorería.
- Previsiones de tesorería y ajustes diarios en función de los cobros y los pagos reales.
- Comprobación de los flujos de tesorería (cash flow), independiente de los beneficios contables.
Si quieres conocer todas las obligaciones contables de una empresa, su importancia y cómo optimizar el tiempo que conllevan descárgate gratis nuestro ebook.
La tecnología como ventaja competitiva, también en la tesorería
Llevar un control de todos los plazos, costes, ingresos y pagos sería imposible si no fuera por la ayuda de la tecnología, que cobra cada vez más protagonismo en un entorno competitivo completamente digitalizado. Las herramientas digitales son capaces de automatizar tareas de tesorería con beneficios evidentes:
- Aumento del control: la caja cuadra siempre a la primera y la información sobre cualquier gasto, ingresos y plazos es detallada y precisa.
- Ahorro en tiempo y costes: solo en la verificación diaria de los pagos y cobros bancarios podemos reducir el tiempo de 3 horas (manualmente) a 3 minutos con una herramienta digital que nos avise de errores en los cargos o pagos previstos demorados.
- Mejoras en la eficiencia: los indicadores permiten establecer objetivos de pago y cobro a corto, medio y largo plazo, y medir su grado de cumplimiento y su evolución, así como registrar y estudiar cada coste e ingreso y hacer previsiones.
¿Qué problemas resuelve el módulo de tesorería?
Con el fin de hacer la gestión de la tesorería para pymes más sencilla surge uno de los mejores programas de tesorería avanzada para SAP Business One. Esta solución digital pretende lograr un control absoluto de la situación financiera de la empresa, para ordenar todos los datos inconexos referentes a las finanzas y mostrarlos al usuario de la forma más intuitiva posible.
El principal software ERP para pymes, SAP Business One, incorpora este módulo de gestión de tesorería avanzada con el objetivo de ayudar a las pymes a llevar un control del gasto y de los costes financieros aún más preciso. Las decisiones que tomamos se basan en la información de la que disponemos, por lo tanto, es crucial contar con los plazos y cifras exactas para detectar las oportunidades del negocio en cada momento y minimizar los riesgos.
Este módulo integrable ofrece, de un modo muy visual, en tiempo real, un informe de tesorería que tiene las siguientes funciones:
- Previsión de cobros y pagos.
- Vista en distintas fechas como semanas o meses.
- Incluye todos los tipos de documento comerciales.
- Posibilidad de filtrar por cuentas bancarias.
- Exportación de todos los datos a Excel.
- Permite introducir previsiones manuales e indicadores de objetivos.
- Tiene en cuenta pólizas de crédito.
- Detalle por documento.
- Saldos bancarios de apertura.
Además, para gestionar la tesorería de una empresa es fundamental tener presentes los periodos medios de pago y de cobro. Desde esta perspectiva, SAP Business One Treasury te permite:
- Conocer el periodo medio de pago por documento.
- Conocer el periodo medio de pago por cliente.
- Conocer el periodo medio de pago por empresa.
- Establecer y visualizar indicadores de rendimiento en fichas de cliente/proveedor.
En Novotic llevamos décadas ayudando a las pymes a implantar, de forma personalizada, soluciones digitales como las de tesorería avanzada de SAP Business One. De hecho, somos partner oficial SAP, lo que significa que el gigante del software SAP nos avala como desarrolladores oficiales de sus productos por la eficiencia y éxito de nuestra forma de trabajar y nuestros resultados. ¡Consúltanos y estudiaremos como podemos multiplicar tu productividad y ahorrar costes en tus procesos!
